Allemaal tegelijk terug naar kantoor, of hybride werken?

Al voor de coronatijd was organisatieadviesbureau Berenschot bezig met een verandering van werken. Het bedrijf was net verhuisd naar een nieuw pand in Papendorp -het bedrijventerrein aan de westkant van de stad- toen corona uitbrak. Het oude kantoor in Kanaleneiland voldeed niet meer aan het plaats- en tijdonafhankelijk werken van de adviseurs, vertelt Hoex. “Er was meer behoefte aan een ontmoetingsplek in plaats van een kantoor om te werken, een soort platform waar mensen die vanuit huis of bij een opdrachtgever werken verbinding met elkaar konden maken.”

Terug naar kantoor

Tot nu toe hebben de 300 medewerkers van het organisatieadviesbureau nog geen enkel moment met zijn allen in het nieuwe pand gezeten. Tijdens de coronaperiode bleven de deuren wel open en meestal werkten er rond de 15 mensen. Op de dag van dit webinar, 25 mei, ging het terugkeerplan van Berenschot in. Er zijn weer 40 medewerkers per dag welkom op kantoor, en sinds 1 juli 80. Hoex: “We hebben aangegeven welke groepen van de organisatie op welke momenten van maandag tot en met donderdag kunnen komen werken. Vrijdag is altijd al een rustige dag, dan is iedereen welkom.” Met de app SpotYou kun je als medewerker werkplekken reserveren en je aanmelden.

“Mensen vinden het geweldig om weer naar kantoor te komen”, gaat Hoex verder. “Je kunt veel doen vanuit huis en via Zoom, maar het praatje bij de koffiemachine, elkaar weer zien, dat is zo’n belangrijk deel van het werk.” Met beperkte werkplekken, schermen en looprichtingen heeft Berenschot gezorgd voor een veilige werkomgeving.

Mobiliteit

Ook op het gebied van de mobiliteit is er veel veranderd bij Berenschot, vertelt Hoex. Van oudsher reden volgens hem veel medewerkers in leaseauto’s. Die zijn in de coronatijd massaal ingeleverd en mensen maken gebruik van een mobiliteitsbudget en het openbaar vervoer. “Er is steeds meer behoefte aan deelauto’s. Samen met onze buren in het pand zijn we vorige maand gestart met een pilot met twee elektrische deelauto’s. We gaan kijken of we onze mensen hierin verder kunnen faciliteren.”

Gedragsverandering

Je kunt een nieuwe manier van werken wel faciliteren en inrichten, maar hoe krijg je de mensen mee? Heeft de coronatijd gezorgd voor verandering van gedrag? Veranderkundige Henny van Egmond van Yolk is daar niet optimistisch over: “We hebben gezien dat sommige organisaties het afgelopen jaar medewerkers dwongen om toch naar kantoor te komen", zegt hij. "Zij vertrouwden er niet op dat hun medewerkers wel echt aan het werk waren. Kennisplatform Binnenlands Bestuur meldde onlangs nog dat 13 procent van de ambtenaren gecontroleerd wordt door de werkgever bij het thuiswerken."

Grote kansen

"Dit is dé tijd van grote kansen om het werk structureel te veranderen", zegt Van Egmond. "Het is hard nodig. Maar we weten dat voor de coronatijd acht van de tien organisaties, waar thuiswerken al mogelijk was, het niet stimuleerden. De vraag is of dat dus straks anders is. Veel medewerkers genieten nu weliswaar van het thuiswerken. Je kunt werk en privé beter combineren, je hebt geen reistijd en hoeft niet in de file te staan. Er is ook een grote groep die juist graag terug wil. Mensen zijn eenzamer, depressief. Sommigen kunnen hun werk gewoon niet goed vanuit huis doen en veel werkgevers willen dat hun medewerkers bepaalde activiteiten liever niet vanuit huis doen.”

Productiever

Ook vraagt Van Egmond zich af of we echt productiever zijn geworden thuis, zoals vaak wordt gesteld. “We zien dat we veel meer mails versturen en meer overleg zijn gaan voeren, juist ook in grotere groepen. Al die dingen die ervoor zorgden dat je een hekel had aan het kantoor, zijn nu ons privéleven binnengekomen.”

En e-mails, en andere prikkels zoals WhatsApp en Teams leiden ons af van wat we werkelijk te doen hebben in de organisatie, voegt de veranderkundige toe. “We mailen wat af met elkaar, maar het levert niks op. Niet voor niets heeft Atos Origin, ook gevestigd op Papendorp, het aantal interne mails met 90 procent teruggebracht. Ze blijken geen enkele bijdrage te leveren aan de resultaten van de organisatie. Wat we meer nodig hebben is samenwerken en creativiteit, de wereld en de vraagstukken zijn immers veel complexer.”

Dat betekent volgens Van Egmond voor iedereen weer iets anders. Voor een op de tien mensen bestaat het werk op kantoor hoofdzakelijk uit samenwerken en is het kantoor vooral een ontmoetingsplek. De overige 90 procent heeft juist helemaal geen behoefte aan een kantoor waar je op een zitzak creatief zit te zijn met collega’s. “Die willen aan een gemeenschappelijk bureaublok zitten waar ze kennis kunnen uitwisselen en makkelijk vragen kunnen stellen aan elkaar. Ik adviseer iedere werkgever dan ook het kantoor niet in te richten als een Starbucks.”

Stellingen

Host Marjolein van der Stok legde de gasten drie stellingen voor. De eerste: Gaan mensen straks 2 tot 3 dagen naar kantoor en blijven zij de rest van de week voortaan thuiswerken? Realistischer zou het zijn om één dag per week thuis te werken, stelt Van Egmond. “Stel dat iedereen in Nederland dat zou doen. Dan leidt dat al tot behoorlijk minder files en minder overvolle treinen. De toekomst van het werken zit hem vooral in loyaliteit, goed samenwerken en elkaar snel weten te vinden. Dat is cruciaal voor succes. We weten dat 50 procent van de huidige banen de komende vijftig jaar inhoudelijk verandert. Je moet daarin met elkaar een enorm leerproces doormaken. Dat is wanneer iedereen thuiswerkt wel heel ingewikkeld. Het is dus belangrijk om elkaar op te zoeken.”

Hoex verwacht dat er de komende tijd juist veel medewerkers naar kantoor komen, omdat ze het hebben gemist. “Wanneer ze straks in september op een regenachtige dag in de file staan, denken ze er weer anders over. Het zal tot een balans komen. De werknemer zelf gaat het verschil maken. Die gaat bepalen of hij wel of niet naar kantoor moet komen.”

De volgende stelling die Marjolein voorlegt: Mensen gaan hun oude gedrag vertonen en komen gewoon weer van negen tot vijf naar kantoor. Van Egmond is het ermee eens. “Dit soort gewoonten verander je niet zomaar. We zijn kuddedieren en als ons iets bevalt, doen we het zo weer. Mensen komen om 9 uur op kantoor omdat ze bang zijn niet zichtbaar te zijn voor collega’s en leidinggevenden. Het gaat dus ook om vertrouwen. Je moet er als werkgever echt over nadenken, het gesprek erover voeren.”

Hybride werken

Over de derde stelling ‘Hybride werken heeft geen toekomst’ zijn zowel Van Egmond als Hoex het niet eens. Hybride werken is niet meer weg te denken. Als sinds de eerste discussie over telewerken in 1973 zijn we bezig met plaatsonafhankelijk werken. Dat tijdonafhankelijk werken erbij is gekomen, vindt Van Egmond logisch. “Je ziet de wereld van het werk dramatisch veranderen. Samenwerken en interactief werken wordt steeds belangrijker. Er is minder individueel werk in organisaties. Omdat er steeds meer geautomatiseerd gebeurt, is het werk ook steeds hoogwaardiger geworden. Daar hebben we dus een andere manier van organiseren voor nodig, een meer flexibele manier van werken.”

Hoex denkt dat het alleen maar belangrijker wordt en sluit niet uit dat Berenschot over tien jaar wellicht verhuist naar een nog kleiner pand, terwijl de organisatie is gegroeid. “Voor het werk hebben we geen fysiek kantoor nodig, alleen een plek om elkaar te ontmoeten.”

Mobiliteitsscan

Als laatste onderdeel van de webinar presenteerde Thijs Brintjens, directeur van MobilityLabel het interactieve dashboard van de Mobiliteitsscan van Goedopweg. Daarmee kun je als werkgever zelf analyses doen over het woon-werkverkeer van je medewerkers om zo de juiste mobiliteitskeuzes te maken. Ook kun je het effect van meer thuiswerken of werken op andere tijden zien. “Het is een goed startpunt voor een organisatie. Daarmee kun je bepalen waar je je op gaat richten.”