Tips en maatregelen voor tijd- en plaatsonafhankelijk werken

Thuiswerken, nu en in de toekomst

Hoe je als organisatie het ‘tijd- en plaatsonafhankelijk werken’ nu en in de toekomst het best kunt inrichten, is sterk afhankelijk van de organisatievorm, -structuur en -cultuur. Wel zijn er vele tips en maatregelen die voor elke werkgever en medewerker van toepassing zijn. De mobiliteitsadviseurs van Goedopweg hebben onderzocht welke mogelijke maatregelen kunnen worden genomen om de invoering van het tijd- en plaatsonafhankelijk werken binnen uw organisatie zo soepel mogelijk te laten verlopen.

Organisatiecultuur

Van werkgevers die (deels) thuiswerken in hun organisatie willen verankeren, wordt een nieuwe stijl van leidinggeven verwacht. Stuur op vertrouwen in plaats van op controle en beoordeel medewerkers niet op hun aanwezigheid, maar op hun prestaties en output. Maak verwachtingen duidelijk in ‘thuiswerkovereenkomsten’ en stel expliciete doelen. Zorg ervoor dat uzelf zichtbaar en actief de nieuwe faciliteiten en tools gebruikt die uw organisatie biedt, u heeft tenslotte een voorbeeldfunctie.

Motivatie

Leer van de ontwikkelingen en van elkaar. Maak de voor- en nadelen van het thuiswerken bespreekbaar en leg de geleerde lessen vast. Geef trainingen in de thuiswerktools die worden aangeboden, zodat uw medewerkers de voordelen ervan inzien en het aantrekkelijker wordt ze daadwerkelijk te gebruiken. Geef tijd en aandacht aan een positieve, collegiale sfeer en blijf in gesprek met uw medewerkers.

Faciliteiten thuis en op kantoor

Medewerkers die thuiswerken, krijgen te maken met extra kosten voor bijvoorbeeld energie (verwarmings- en verlichtingskosten), het gebruik van de (mobiele) telefoon en internetkosten. Wijs uw medewerkers erop dat mogelijk een deel van die kosten kan worden afgetrokken van de inkomstenbelasting.

Neem de verantwoordelijkheid voor het inrichten van een ‘arboproof thuiswerkplek’ serieus. U kunt een deel van de kosten die de medewerker maakt voor het inrichten van een thuiswerkplek belastingvrij vergoeden vanuit de Werkkostenregeling (WKR). Bekijk de voorwaarden op de site van de Belastingdienst. Ook heeft u de mogelijkheid een (deel van) de reiskosten te blijven vergoeden voor de dagen dat een medewerker thuiswerkt.

Ontwikkel maatregelen waarmee mensen worden verleid op rustige dagen (als woensdag en vrijdag) wél op kantoor aanwezig te zijn. Denk hierbij aan het verstrekken van een gratis lunch, het opzetten van een kinderopvang binnen de organisatie of het gratis parkeren op gezette tijden.

Spelregels en afspraken

Indien u het thuiswerken wilt verankeren in uw organisatie, dient u de standaard bij te stellen en deze actief uit te dragen. Thuiswerken is normaal en niet langer een uitzondering of privilege. Per functie kunt u in een online tool vastleggen hoe vaak iemand op kantoor aanwezig is. Zo voorkomt u drukke kantoordagen en is voor iedereen inzichtelijk wat de verwachtingen zijn.

Maak afspraken op teamniveau, over ‘teamkantoordagen’, werklunches en (digitale) overleggen. Zorg ervoor dat gemaakte afspraken vastgelegd worden in ‘thuiswerkovereenkomsten’, zodat helder is wat van eenieder wordt verwacht.

Download de maatregelenkaart

Wilt u alles nog eens overzichtelijk na kunnen lezen? Download hier het complete en beknopt overzicht van mogelijke maatregelen die uw organisatie kunnen helpen bij de invoering van het ‘tijd- en plaatsonafhankelijk werken’. Heeft u nog vragen of wilt u een persoonlijk advies voor uw organisatie? Neem dan contact op met een van onze mobiliteitsadviseurs.