Groene arbeidsvoorwaarden invoeren in je organisatie: waar moet je rekening mee houden?
Met welke juridische en fiscale aspecten moet je rekening houden bij het invoeren van groene arbeidsvoorwaarden in jouw organisatie? Kun je bestaande arbeidsvoorwaarden ‘zomaar’ wijzigen? Als je werknemers een e-bike cadeau geeft, zul je deze niet horen klagen. Zo’n extraatje kun je ook zonder juridische haken en ogen doorvoeren. Al kán de fiscus dat wel als belastbaar loon zien. Maar daarover later meer. Arbeidsvoorwaarden die contractueel zijn vastgelegd daarentegen, kun je niet zomaar wijzigen. Althans niet eenzijdig.
Niet alle arbeidsvoorwaarden staan zwart op wit
Net als een erfgrens kan verjaren, kan iemand die al lange tijd een auto van de zaak heeft daar een recht op hebben verworven. Ook al staat dat niet zwart op wit. Als een werkgever bijvoorbeeld de ambitie heeft het wagenpark te elektrificeren en de werknemer daardoor een lagere klasse leaseauto krijgt, kan dat voor problemen zorgen.
Als een werknemer vindt dat groene arbeidsvoorwaarden nadelig uitpakken, stuit je ongetwijfeld op weerstand. Dat kun je vóór zijn door werknemers van begin af aan te betrekken. Welke ideeën hebben medewerkers zelf? Wat zijn ze bereid in te leveren en wat wil men daarvoor terug? Maak werknemers eigenaar van het proces en van de uitkomst. Dat vergemakkelijkt de acceptatie en latere invoering van groene arbeidsvoorwaarden.
Vergeet ook niet dat de ondernemingsraad (OR) moet instemmen met wijzigingen en in veel gevallen adviesrecht heeft.
Groene arbeidsvoorwaarden financieren
Hoe financier je groene arbeidsvoorwaarden? Vergoed je die e-bike bijvoorbeeld volledig vanuit de werkkostenregeling (WKR), vraag je om een eigen bijdrage van de werknemer of hanteer je een leaseconstructie?
Via de WKR kan een werkgever onbelaste vergoedingen geven aan een werknemer, tot een bepaald percentage van de loonsom. Dat bedrag is al snel op als je vanuit deze regeling pak ‘m beet een e-bike financiert of een klimaatbudget beschikbaar stelt.
Een werknemer kan ook meebetalen aan de e-bike door iets van zijn brutoloon af te staan of een deel van zijn keuzebudget (met daarin vakantiedagen en compensatie voor overuren) in te leveren. Deze bijdrage van de werknemer valt dan, net als die van de werkgever, binnen de WKR.
Een werkgever kan een werknemer ook een leaseconstructie aanbieden, die buiten de WKR valt. Die laatste betaalt dan jaarlijks een bijtelling en ontvangt géén kilometervergoeding voor het woon-werkverkeer op de fiets of voor zakelijke fietsritten. Het is een optie de bijtelling aan te merken als werkkosten, maar die vallen dan weer binnen de WKR.
Benieuwd hoe een overeenkomst voor een leasefiets eruit kan zien?
Grote werkgevers als ABN AMRO en Achmea bieden hun medewerkers een persoonlijk klimaatbudget aan voor het verduurzamen van hun koopwoning. AFAS Software pakt het anders aan. Het IT-bedrijf biedt medewerkers de mogelijkheid om tot € 25.000 te lenen voor het treffen van duurzame maatregelen.
Gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen
Voor het onbelast aanbieden van veel groene arbeidsvoorwaarden ben je als werkgever dus deels aangewezen op het WKR-budget. Er zijn echter ook vrijstellingsregelingen en zogenaamde nihilwaarderingen. Dat zijn werk(plek)voorzieningen die op 0 euro zijn gewaardeerd en zo praktisch onbelast zijn.
Het geven, vergoeden of beschikbaar stellen van een laptop om thuis te werken is als gerichte vrijstellingsregeling onbelast en gaat niet ten koste van de vrije ruimte binnen het WKR. Datzelfde geldt bijvoorbeeld voor een abonnement op het openbaar vervoer, waarop de nihilwaardering van toepassing is.
Natuurlijk kun je als werkgever ook een deel van de lasten van groene voorwaarden voor eigen rekening nemen of medewerkers vragen om een eigen bijdrage.
Tot slot
Kijk bij groene arbeidsvoorwaarden dus naar je ambities en doelstellingen, wat er organisatorisch mogelijk is en naar de financieringsmogelijkheden en fiscale consequenties. Een juridisch adviseur, gespecialiseerd in arbeidsrecht, en fiscaal jurist kunnen je hierbij helpen. Wijzig arbeidsvoorwaarden in ieder geval nooit eenzijdig en betrek medewerkers bij de invoering van groene arbeidsvoorwaarden.
Wist je dat Goedopweg werkgevers op verschillende manieren kan helpen met groene arbeidsvoorwaarden, onder andere op het gebied van hybride werken en duurzame mobiliteit? Plan een afspraak met een van onze mobiliteitscoaches. Voor je het weet, ga je als een trein!
