Twaalf inspirerende tips om je medewerkers te laten spreiden en mijden

Tip 1. Reis flexibel en op een rustig moment

Stimuleer flexibel reizen via een mobiliteitsbudget of mobiliteitskaart, en bied daarmee meer keuzevrijheid in vervoersmiddelen. Die keuzevrijheid tussen (deel)auto, OV en fiets helpt bij een betere spreiding van de mobiliteit. Combineer dat met de vele apps die kunnen helpen in slimme keuzes. In de NS-app bijvoorbeeld zie je in real time hoe druk de trein is en kies je een andere als je de overvolle trein wilt vermijden. Met Treinwijzer kun je daar zelfs een seintje voor krijgen.

Tip 2. Geen vergaderingen voor 10 uur

Als je je medewerkers de ruimte geeft om flexibel te reizen, stimuleer dat dan extra met nieuwe spelregels. Laat bijvoorbeeld vergaderruimtes niet boeken voor 10.00 uur. Of maak van reistijd (deels) ook werktijd als collega’s kiezen voor de trein. In plaats van 8 uur op kantoor werken ze dan bijvoorbeeld 2 uur in de trein en 6 uur op kantoor. Als dit dan ook buiten de spits mag is een rustige werkplek in de trein prima te vinden.

Tip 3. Verruim de openingstijden van je kantoor

Stel flexibele werktijden in, maar houd dan ook je kantoor ruimer open. Bijvoorbeeld van 06.00 tot 21.00 uur. Die ruimere openingstijden zorgen ervoor dat medewerkers ook ruimschoots voor en na de spits op kantoor kunnen zijn. 

Tip 4. Geef kantoor een nieuwe functie

Maak van het kantoor een ontmoetingsplek. Met minder of misschien zelfs geen individuele werkplekken en alleen maar ontmoetings- en overlegruimtes. Ga helemaal flex! Zo blijven medewerkers niet de hele dag op kantoor. Pas dan ook de spelregels aan: Je komt naar kantoor om samen te werken. Individueel werk doe je thuis.

Tip 5. Maak werkplekken schaars

Halveer het aantal werkplekken. Per 100 mensen krijg je als leidinggevende bijvoorbeeld nog maximaal 55 stoelen en die moet je verdelen onder de mensen. Filosofie is om daar niet verder op te sturen, maar mensen vrij te laten in welke dagen en tijden ze werken. Zo ontstaat er vanzelf een herverdeling en kun je indirect effect verwachten op de spreiding over de week. Ook op de woensdagen en vrijdagen. 

Tip 6. Maak woensdag en vrijdag aantrekkelijker

Ontwikkel maatregelen om meer op woensdag en vrijdag op kantoor te zijn. Bijvoorbeeld gratis lunch, kinderopvang, gratis parkeren (tussen 10 en 15u). Of plan de vaste samenwerk- of teamdag op die woensdag of vrijdag. 

Tip 7. Ontwikkel Het Nieuwe Werken verder door

Stel zogenaamde third workplaces, flexkantoren of hubs beschikbaar voor je mensen. Dit zijn plekken waar ze flexibel kunnen werken zonder dat deze plek een onderdeel is van je organisatie. Deze hubs zijn voor medewerkers dan dichter bij huis, en dus een aantrekkelijk alternatief voor werken op kantoor. Kies dan natuurlijk plekken die centraal liggen en goed met fiets of OV bereikbaar zijn.  

Tip 8. Maak je parkeerbeleid flexibel en stuur op tijden

Denk bij een flexibel parkeerbeleid aan minder restricties (bijvoorbeeld ‘gratis’) op woensdag en vrijdag, of goedkoper tussen 10 en 15.00 uur. En stel parkeerplekken beschikbaar via een puntensysteem, gebaseerd op woon-werkafstand of OV-reistijd. Medewerkers kunnen dan een parkeerplek pas reserveren, als ze voldoende punten hebben gespaard. Hierdoor kun je sturen wie en wanneer met de auto naar kantoor komt. Er zijn ook slimme reserveringstools voor parkeren en voor de beschikbaarheid van deelmobiliteit.

Tip 9. Vind je nieuwe medewerkers in de buurt

Maak onderdeel van de vacature dat het een pré is dat mensen dichtbij wonen en/of nabij een goede OV-verbinding wonen. Hierdoor voorkom je onnodig kilometers en is een flexibele werkdag en spreiden over de week makkelijker te regelen. 

Tip 10. Investeer in leiderschap

Leidinggevenden spelen vaak een sleutelrol in verandering. Train ze daarom om met vertrouwen van afstand te leren sturen op kwaliteit en productiviteit. Medewerkers werken beter wanneer er wordt gestuurd op basis van vertrouwen in plaats van controle. Baseer beloningen en promoties dan ook op prestaties, niet op zichtbaarheid.

Tip 11. Maak afspraken ‘met je buren’

Maak met organisaties zoals scholen en ziekenhuizen én andere werkgevers in de buurt afspraken over begin- en eindwerktijden in jullie hele omgeving. Want dat voorkomt parkeerproblemen en verkeersdrukte. Denk aan bewuste verschillen in rooster- en werktijden en combineer dat met langere openstelling van kantoren, scholen en andere organisaties.

Tip 12. Stimuleer plaats- en tijdonafhankelijk werken via de ABC- methode

Ga voortaan niet meer zomaar naar kantoor. De Activity Based Commuting (ABC)-methode helpt bij de keuze of, wanneer en hoe we naar kantoor gaan:

• Wat ga ik vandaag doen? (Werk aan documenten, overleg, ed.) 
• Waar ga ik dat doen? (Kantoor, thuis, of elders.)
• Wanneer ga ik op pad? (Als ik niet vanuit huis kan werken.)
• Waarmee maak ik de reis? (Waarom maak ik de keuze voor dit vervoersmiddel?)

Door deze vragen te stellen en even na te denken over de antwoorden, maak je een bewuste en vaak andere keuze in je reisgedrag.