Advocatenkantoor Van Benthem en Keulen leert thuiswerken door corona

Net als zoveel organisaties werd Van Benthem en Keulen, gevestigd in Rijnsweerd, ineens half maart getroffen door de coronamaatregelen. “We moesten alles heel anders organiseren”, vertelt directeur Johan Koggink. “Daarvoor hebben we meteen vanuit het bestuur een crisisteam opgezet, samen met de afdelingen financiën en HR. Op bijna dagelijkse basis kwamen we bij elkaar om zaken te bespreken als de communicatie richting personeel, maar ook het debiteurenbeleid en de financiën.”

Technologie

Hoe pak je zo’n plotselinge omslag naar thuiswerken aan in je organisatie? “Als eerste hebben we de technologie op orde gebracht”, vertelt Koggink. “We zijn gaan testen. Op een avond rond half acht voordat de lockdown werd afgekondigd hebben we iedereen gevraagd om in te loggen op ons netwerk. Dat ging goed. Daarnaast hebben we laptops aangeschaft voor die medewerkers die nooit eerder thuis hebben gewerkt, zoals bijvoorbeeld het secretariaat. Voor andere medewerkers hebben we de juiste hard- en software aangeschaft om thuis te werken beter mogelijk te maken, zoals videobellen.”

Wat volgens Koggink voor de advocaten vooral wennen was, is dat ze niet even konden binnenlopen bij een collega voor wat advies of hulp, bijvoorbeeld over een bepaald dossier. “Nu moet je vanaf huis bewuster elkaar opzoeken via videobellen. Mensen denken dat advocaten solistisch werken, maar we sparren continu met elkaar. Vaak informeel op kantoor. Nu kost dat dus wat meer organisatie.”

Ook het begeleiden van jonge advocaten met een opleiding ging moeizamer via digitale communicatie. Daarnaast kon ook het ontvangen van cliënten op kantoor niet meer, dat moest via videobellen. En de vele seminars die Van Benthem en Keulen normaal op kantoor organiseert, moesten worden geannuleerd. “Uiteindelijk zijn we ze online gaan doen in de vorm van webinars. Maar dat is echt anders. Je mist bijvoorbeeld non-verbale communicatie. Hoe hou je de aandacht van je publiek? Hoe bouw je vragen in? Het is nog steeds een leerproces waarin we zitten.”

Communicatie

Maar misschien nog wel belangrijk dan de technologie was de communicatie richting de medewerkers, stelt Koggink. “Dat hebben we overgelaten aan de verschillende praktijkgroepen binnen de organisatie, zoals bijvoorbeeld corporate, arbeidsrecht en banking & finance. Het hoofd van elke praktijkgroep organiseerde elke ochtend een call met het team om even kort door te spreken hoe het gaat en om af te stemmen over werk. Voor corona kenden we zo’n moment niet. Je liep bij elkaar binnen in de kamer, of je trof elkaar bij het koffieapparaat. Het ging informeel. We moesten dus iets anders organiseren voor wat voorheen heel natuurlijk ging.

Saamhorigheidsgevoel

Elke vrijdagmiddag gaf het crisisteam een update via de mail, met daarin het laatste coronanieuws, maar ook nieuws over het binnenhalen van een nieuwe cliënt. Ook werkte het crisisteam bewust aan het creëren van een saamhorigheidsgevoel. Communicatie is dan ook de sleutel tot de aanpak van de crisis, vindt Koggink. “Blijf communiceren”, geeft hij aan anderen mee als geleerde les. “Blijf mensen het gevoel geven bij één club te horen. We hebben bijvoorbeeld een digitale borrel georganiseerd met de partners, en organisatiebreed hebben we een digitale escaperoom gedaan en een popquiz gedaan. Ook hebben we attenties gestuurd, zoals het bordspel Regenwormen voor gezinnen die ineens meer thuis waren met de kinderen. Als leidinggevende ben ik bewuster de telefoon gaan gebruiken of video, om te horen hoe het gaat met medewerkers, in plaats van e-mail. ”Ook richting cliënten toe is die communicatie belangrijk, stelt Koggink. “Voor sommigen van hen is de coronatijd heel moeilijk geweest. Daarom kregen onze advocaten de opdracht om persoonlijk cliënten op te bellen om te kijken of ze iets voor hen kunnen doen. Zeker nu moet je als dienstverlener van je laten horen.”

Terugkijkend is Koggink het meest trots is op hoe zijn medewerkers met de crisis zijn omgegaan.

Thuiswerken blijft

Inmiddels is het kantoor in Rijnsweerd weer open voor de medewerkers, zij het nog beperkt. Er liggen desinfectiedoekjes en er zijn, in samenspraak met de ondernemingsraad, looproutes ingericht. Gaat Van Benthem en Keulen straks verder met thuiswerken, zodra alle coronamaatregelen weer zijn opgeheven? “De wereld is echt veranderd”, stelt de directeur. “We gaan meer thuiswerken dan voorheen. Dat levert allerlei voordelen op. Denk aan het effect op files, en andere duurzame voordelen, zoals minder uitstoot. Ook voor ons kantoor wordt het anders. Hoe precies weet ik nog niet. Het is zoeken naar de juiste balans. Maar er is animo voor. Uit de klankbordgroep, die we hebben opgezet onder medewerkers, blijkt dat ze het fijn vinden om vanaf huis te werken om bijvoorbeeld efficiënt te kunnen doortrekken. Tegelijkertijd is er een sterke behoefte om elkaar op kantoor te ontmoeten. Voor het saamhorigheidsgevoel, voor de onderlinge bedrijvigheid waaruit nieuwe ideeën ontstaan, en voor het sparren over zaken en de begeleiding. We gaan nu samen met de HR manager uitwerken hoe we het straks gaan vormgeven.”