Flexibel werken niet meer weg te denken bij Julius Clinical

Publicatie: 28 juli 2021
Laatst geupdate: 18 januari 2024

Als eerste bedrijf in de regio Utrecht is Julius Clinical uit Zeist aan de slag gegaan met de ondersteuning voor hun thuiswerkbeleid door Moneypenny en Goedopweg. HR Business Partner Ellen Hunink hoopt het beleid te combineren met duurzame mobiliteit.

Julius Clinical is een Science Contract Research Organisation (CRO) die zich bezighoudt met klinische studies voor onder andere farmaceutische bedrijven. Als spinoff van het Universitair Medisch Centrum (UMC) Utrecht zit het dicht tegen de wetenschappelijke kant aan. Zo doet het bedrijf onder meer onderzoek naar de impact van Covid-vaccinaties. Het bedrijf groeit snel en kent nu, inclusief flexibele schil, 170 medewerkers. En nog steeds staan er veel vacatures open bij de organisatie. Toen het bedrijf eerder dit jaar werd genomineerd voor de Werkgever van het Jaar Award van Zowerkthet.nl, hoorde Ellen Hunink voor het eerst over de mobiliteitsscan van Goedopweg. Ze zag haar kans om de duurzame ambities rond het woon-werkverkeer vorm te geven

Mobiliteitsscan

Als belangrijkste conclusie, vertelt Hunink, kwam uit de scan naar voren dat er best veel potentieel is om mensen van type vervoer te laten wisselen, dus van auto naar fiets of openbaar vervoer. “Dat is mooi, en nu gaan we kijken of we ze zover kunnen krijgen. Wat me ook opviel is dat de kosten van onze leaseauto’s relatief hoog zijn vergeleken met de reiskostenvergoeding. Dat had ik nooit zo gerealiseerd. In het coronajaar heeft Julius Clinical de reiskostenvergoeding stopgezet, en medewerkers daarvoor in de plaats een thuiswerkvergoeding gegeven. Dat wordt niet meer teruggedraaid, vertelt Hunink. “Nu mogen ze openbaar vervoer of eigen vervoer declareren, OV volledig, eigen vervoer op basis van 0,19 cent per kilometer. Die flexibiliteit van reizen willen we niet meer terugdraaien maar juist verder uitbreiden.”

Andere organisaties

Wat Hunink ook waardeert is dat de mobiliteitsscan laat zien is hoe andere organisaties mobiliteit organiseren. Bijvoorbeeld welke tools gebruikt worden om een zetje te geven aan medewerkers om voor een duurzamer vorm van mobiliteit te kiezen. “Ik vond het bijvoorbeeld heel leuk om in die mobiliteitsscan te horen dat sommige organisaties de fietsvergoeding hoger maken dan een autovergoeding. Als je die flexibiliteit gaat invoeren moet dat geen extra werk opleveren voor HR en Finance. We krijgen nu binnenkort van Goedopweg een plan van aanpak en dat willen we samenvoegen met het thuiswerkbeleid waar we momenteel aan werken.

Foto van Ellen Hunink | HR Business Partner Julius Clinical — Ellen Hunink | HR Business Partner Julius Clinical

Ondersteuning thuiswerken

Ondertussen is Julius Clinical gestart met het programma Ondersteuning thuiswerken van Moneypenny, aangeboden door Goedopweg. In dit programma, bedoeld voor alle organisaties in de provincie Utrecht met minimaal 50 medewerkers, krijgen deelnemende organisaties kosteloos een steuntje in de rug om thuiswerken een blijvende plek te geven in hun manier van werken. “We zijn net gestart en hebben nu ons eerste huiswerk meegekregen. Moneypenny gaat nu gesprekken organiseren met het MT om meer op onze visie over thuiswerken in te gaan. Eind augustus moet er een plan van aanpak liggen.”

Hybride werken

Waar nu aan gewerkt wordt, is de hybride vorm van werken, waardoor medewerkers straks de helft van de tijd op kantoor werken en de helft vanaf huis. Hunink: “Je komt vooral naar kantoor om elkaar te ontmoeten. En dat heeft natuurlijk ook weer impact op het mobiliteitsstuk. Daarom kijken we wat we gaan doen met de thuiswerkvergoeding en wat we doen met de mobiliteitskosten.” Belangrijk blijft het volgens Hunink om medewerkers de ruimte te blijven geven, om te kijken wat wel en niet voor hen past. “Het idee is dat we kaders gaan aangeven, met genoeg ruimte om het naar eigen inzicht in te vullen. Sommige mensen werken liever 4 dagen op kantoor, omdat ze nog op een studentenkamer wonen. Of omdat ze startend zijn in hun functie, of gewoon omdat ze thuiswerken helemaal niks vinden. Er moet wel vrijheid in blijven. We gaan geen papieren document vanuit de organisatie neerleggen met de boodschap: dit is het. We willen dat het tot gesprek gaat leiden tussen manager en team over hoe we het samen met elkaar gaan doen.”

Niet volledig terug naar kantoor

Hunink verwacht dan ook niet dat de medewerkers van Julius Clinical weer volledig terug naar kantoor komen. “Maar de verbondenheid heb je natuurlijk meer als je elkaar echt ontmoet, en dat is op kantoor. Toch heeft de coronatijd bewezen hoeveel er online mogelijk is. Ook in functies waar voorheen nooit online werd gewerkt.” Met oog op de veranderingen gaat Julius Clinical in ieder geval de vergaderruimtes aanpassen, zodat ze beter aansluiten op het hybride vergaderen, waar een deel op kantoor is, en een deel thuis werkt.

Toegevoegde waarde

Uiteindelijk is het idee dat je alleen naar kantoor komt als het toegevoegde waarde heeft, stelt Hunink. “Als je alleen maar achter de computer zit, dan kan je dat in principe ook vanaf huis. Er zijn nog veel onzekerheden, maar we willen het goed inbedden in onze organisatie. En als je nog maar twee dagen naar kantoor komt, is het dan niet lekker om op de fiets te komen? Daar willen iets voor gaan regelen, denk aan e-bikes. Zo hoop ik dat we mensen kunnen aanzetten om te heroverwegen wat ze altijd doen eens anders te doen. Wat ik in ieder geval hoop voor de nabije toekomst is dat we niet loslaten wat we het afgelopen anderhalf jaar hebben geleerd. Ik hoop dat de ontwikkelingen zich doorzetten en dat we mensen kunnen verleiden tot andere manieren van werken en reizen.”

Hybride Werken Plan