Ook het (militair) personeel op de Kromhoutkazerne in Utrecht moest ineens vanuit huis werken door corona. Het leidde tot de nodige inzichten bij Defensie over flexibel werken maar ook over lopende problemen als verkeer en parkeren. Er is dan ook een omslag gemaakt, vertelt kazerneadjudant Jos. “We zagen dat de organisatie gewoon doordraaide, ook als we deels vanaf huis aan het werk zijn.”
De Kromhoutkazerne ligt aan de oostkant van de stad, tegenover stadion Galgenwaard van FC Utrecht. Hier is onder meer het hoofdkwartier gevestigd van de Koninklijke Landmacht, maar ook ondersteunende organisaties, zoals het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) en de Defensie Materieel Organisatie (DMO). Naast kantoren kent het terrein veel groen, een ondergrondse parkeergarage, sport-, vergaderfaciliteiten en horeca. Sinds 2014 is Het Nieuwe Werken ingevoerd. Voor de in totaal 4.200 medewerkers van de kazerne zijn er 3.500 werkplekken op de kazerne. Thuiswerken zit nog niet in het DNA van de organisatie.
De meeste medewerkers reizen het liefst met de auto en dat levert de nodige uitdagingen. Met name op de dinsdag- en donderdagmiddagen. Veel auto’s die tegelijkertijd vanaf de parkeerplaats van de kazerne zich moet invoegen in het toch al drukke Utrechtse spitsverkeer. In de ochtend staat er regelmatig al heel vroeg een file voor de poort.
1.200 parkeerplekken voor 5.800 auto’s met autorisatie om te parkeren op het kazerneterrein is nog zo’n uitdaging. Gevolg: medewerkers parkeren bij het nabijgelegen sportpark van Kampong, in de woonwijk Rijnsweerd of in de parkeergarage van Galgenwaard. Om dit allemaal te verbeteren is de Kromhoutkazerne de samenwerking aangegaan met Goedopweg. Met een mobiliteitsscan brengt Goedopweg het probleem beter in kaart. Samen zitten ze met andere partijen, zoals de werkgevers op het nabijgelegen Utrecht Science Park, in het platform Beter Bereikbaar Utrecht-Oost.
En toen kwam corona. “Ineens waren er voldoende parkeer- en werkplekken”, vertelt Jos. Ook Defensie personeel ging vanuit huis werken toen half maart de intelligente lockdown inging. “Er is echt massaal gehoor aan gegeven”, vertelt Jos. Als kazerne-adjudant begeleidde hij het personeel met de stap naar het thuiswerken. “Een kwart van het personeel was aanwezig op de Kromhout Kazerne de afgelopen maanden. We zagen dat thuiswerken echt kan. De organisatie draait ook door als we deels thuis werken. Ik ben zelf loopbaanbegeleider en ben absoluut voorstander van flexibel werken. Als ik rapporten moet uitwerken doe ik dat vanaf huis. Verder ben ik in mijn functie wel veel op kantoor omdat mensen me hier nodig hebben.”
Overigens kon niet iedereen vanaf huis werken. Sommige afdelingen op de kazerne moeten 24 uur bemand zijn, zoals het Situatiecentrum. Voor hen moesten de gebouwen coronaproof worden gemaakt. “We hebben daarvoor tools ontwikkeld, en werkplekken aangewezen”, vertelt Jos. “We hebben het aantal werkplekken teruggebracht, placemats laten maken voor op de bureaus waarop alle voorschriften staan, desinfectiemiddelen beschikbaar gesteld en looproutes gemaakt om ervoor te zorgen dat mensen 1,5 meter afstand houden. De horeca gingen dicht en in de eetzaal kon je alleen eten afhalen.”
Sport staat hoog in het vaandel bij Defensie. Elke militaire medewerker heeft standaard per week een aantal uren om te sporten. Daarom heeft Komfort, het facilitaire bedrijf dat de gebouwen en het kazerneterrein beheert in opdracht van Defensie, een app laten ontwikkelen om de medewerkers in beweging te houden gedurende de lockdown. Jos voegt toe: “Ook hebben we video-oefeningen ontwikkeld die we via stream uitzonden voor medewerkers.”
Het thuiswerken bleek bij de medewerkers goed aan te slaan. Jos: “We hebben vooral positieve geluiden gekregen over het thuiswerken. Aan de andere kant wordt het collegiale aspect gemist. Hoe de situatie er na 1 september gaat uitzien is nog niet duidelijk. Deels thuis en deels ontmoeten op het werk zou een optie kunnen zijn.” Dit zal niet van de ene dag op de andere zijn veranderd, aldus de adjudant. “Bij elke verandering is er immers weerstand.”
Nu terugkijkend op de lockdown is Jos het meest trots dat de Kromhoutkazerne zo snel coronaproof kon worden gemaakt. “Daar waren we vrij snel mee, in vergelijking met andere organisaties. Communicatie is altijd een uitdaging in nieuwe situaties. Ook is het best lastig als je zoveel gevraagd en ongevraagd advies krijgt op wat je doet. Iedereen vindt wel ergens wat van.”
"Bovenal heeft corona ons echt inzicht gegeven in het thuiswerken, de mobiliteit en het parkeren. We hebben nu gezien dat het werkt als mensen (deels) vanaf huis werken. Daar is wel een omslag gemaakt. En dat is dan ook de grootste winst die we hebben gemaakt: we hebben laten zien dat het kan."
Altijd op de hoogte van nieuwe ontwikkelingen?
Kan jouw organisatie ook ondersteuning gebruiken op het gebied van Mobiliteitsbeleid?
