Reiskostenvergoeding en thuiswerken combineren, ook na coronatijd

Toen corona in maart jouw medewerkers massaal thuis hield, betaalde je waarschijnlijk eerst nog gewoon de reiskosten door. En misschien doe je dat nog steeds omdat je het ziet als een soort thuiswerkvergoeding. Sommige bedrijven hebben de reiskostenvergoeding inmiddels stopgezet en vragen medewerkers per keer te declareren als ze naar kantoor gaan.

Er is nog een derde mogelijkheid om de reiskostenvergoeding en thuiswerken te combineren.

Reiskostenvergoeding en thuiswerken vóór corona

Veel werkgevers betalen hun medewerkers een forfaitaire reiskostenvergoeding: deze wordt eenmalig berekend op basis van de woon-werkafstand en het aantal werkdagen, eventueel met een onder- en bovengrens. Iedere maand een vast bedrag, geen onderscheid in vervoerwijze. Zo flexibel als een loden deur.

Waarom breng je niet meer flexibiliteit in je reiskostenregeling? Niet alleen om mee te bewegen met het thuiswerkgedrag van je medewerkers, maar ook om flexibeler om te kunnen gaan met het hun reisgedrag.

Een flexibele reiskostenregeling? Hoe werkt dat?

Dat is een regeling waarbij de werkgever alleen betaalt voor de reizen die daadwerkelijk gereisd worden. Tegelijkertijd krijgen medewerkers keuzevrijheid om per dag – in principe zelfs per reis – te bepalen hoe ze reizen. Ze kunnen dit variëren door bijvoorbeeld de ene keer met de fiets te gaan, een andere keer met het openbaar vervoer óf – op de dag dat je 20 slagroomtaarten mee wilt nemen – met de auto. Je kunt ook bínnen een reis met verschillende vervoermiddelen reizen. Denk aan het rijden met de auto naar een P+R, vervolgens met de trein en het laatste deel met de fiets.

Vergeet ook de leaseauto niet. Daar wordt nu ook veel minder mee gereden. En die was al 10 keer zo duur in vergelijking tot een reiskostenvergoeding. Hiervoor in de plaats kun je in je flexibele systeem eigen poolauto’s en een abonnement op openbare deelauto’s opnemen.

Dat zal me een administratief monster worden!

Waarschijnlijk wordt het eenvoudiger dan je het nu geregeld hebt. Geen bonnetjes meer bewaren en inleveren en geen medewerkers meer die declaraties van andere medewerkers in systemen moeten zetten. Voor meer flexibiliteit in je regelingen heb je het volgende nodig:

• Een vergoeding voor de daadwerkelijk gereisde kilometers met eigen vervoer.
• Een app en/of portal voor de registratie van kilometers met eigen vervoer.
• Een mobiliteitskaart voor het reizen met dienstverleners zoals de NS.
• Een portal met een overzicht van alle kilometers en vergoedingen.

Hiervoor zijn diverse aanbieders in de markt die hun systemen weten aan te sluiten op jouw loonadministratie. In de praktijk blijkt flexibel vergoeden vaak goedkoper dan forfaitair vergoeden. Zéker als je medewerkers meer gaan thuiswerken.

Ja dat thuiswerken, moet ik dat ook gaan vergoeden?

Het Nibud rekende voor dat thuiswerken de medewerker 2 euro per dag kost voor het extra gebruik van gas, water en licht en zaken als koffie en toiletpapier. Die kosten mág je vergoeden. Het hoéft natuurlijk niet. Zo hoorde ik bijvoorbeeld de volgende reactie:

“Medewerkers hebben nu meer vrije tijd omdat ze geen reistijd hebben. Van die tijdsbesparing kunnen ze de koffie en thee wel betalen.”

Wel blijf je als werkgever altijd verantwoordelijk voor de wijze waarop het werk wordt uitgevoerd. Dit betekent dus dat de werkplek zowel op het werk als thuis in orde moet zijn.

Net als voor reiskosten geldt ook voor thuiswerken de werkkostenregeling (wkr). De bureaustoel die je medewerker meer dan 90 procent zakelijk gebruikt mag je daarom belastingvrij neerzetten. De airco niet. Zodra de faciliteit niet geformuleerd is in de Arborichtlijn, moet je het vergoeden ervan toelichten.

De niet-noodzakelijke vergoedingen worden belast óf je brengt ze onder in de wkr. De vrije ruimte in die wkr is dit jaar verhoogd dus die heeft iets meer ruimte. Ook de afgelaste personeelsfeestjes en borrels zorgen voor meer ruimte. Al deze extra ruimte kun je gebruiken om thuiswerkplekken in te richten of een thuiswerkvergoeding te geven.

Kan ik niet gewoon de reiskostenvergoeding gebruiken als thuiswerkvergoeding?

Ja, dat kan ook. Een fiscalist wees me op een tijdelijke coronamaatregel waarin goedgekeurd is dat een werkgever de reiskosten gewoon doorbetaalt ook al is het reisgedrag veranderd door corona.

Het blijven uitbetalen van een forfaitair bedrag is naast inflexibel ook een duurdere optie dan 2 euro per dag. Daarnaast kan het wat scheve ogen geven. Een medewerker op 30 kilometer van je bedrijf krijgt meer voor een thuiswerkdag dan een medewerker die op loopafstand woont.

Combi-regeling reiskostenvergoeding en thuiswerken

In de toekomst zal de Belastingdienst waarschijnlijk met een combiregeling komen voor reiskostenvergoeding en thuiswerken. Tot die tijd kun je een flexibele reiskostenregeling inrichten en gebruik maken van de ruimte die er nu in de wkr is om het thuiswerken te vergoeden.