Hulp bij omslag naar hybride werken

HR & Payroll bedrijf Visma | Raet gebruikte de corona thuiswerkperiode om oplossingen te bedenken om haar medewerkers zo optimaal mogelijk te kunnen begeleiden en faciliteren op de weg naar een nieuwe inrichting van de werkomgeving. Het bedrijf ontwikkelde een app waarin werknemers kunnen aangeven wanneer ze thuis en op kantoor werken en waarin ze thuiswerkfaciliteiten eenvoudig kunnen declareren.

Een mooi voorbeeld van een bedrijf in de regio die een probleem omzet in een kans om oplossingen te bieden, aldus Tobias van den Briel, die bedrijven ondersteunt met hun mobiliteitsbeleid en strategische vraagstukken.

Hoe vind je de balans tussen thuis en op kantoor werken?

Nu we weer meer naar kantoor kunnen, is het zaak om de voordelen van het thuiswerken vast te houden. Volledig thuiswerken of standaard op kantoor werken zijn allebei makkelijker te organiseren dan hybride werken. Als elke dag een combinatie wordt van fysieke en online overleggen, zit je binnen de kortste keren weer elke dag op kantoor. Het is aan de werkgever om daarin een optimale balans te vinden voor zowel het bedrijf als de werknemer. Maar precies dat blijkt in de praktijk lastig.

Tobias van den Briel ziet dat bedrijven openstaan voor hybride werken maar eigenlijk wars zijn van verandering. Men vindt het volgens hem lastig om nieuwe wegen te verkennen en houdt het liever bij de oude manier van werken. “Belangrijke beslissingen worden nu eenmaal vaak bij het koffieapparaat genomen. Hybride vergaderen klinkt interessant, maar mensen vinden het voor hun carrière belangrijk om fysiek aanwezig te zijn en gezien te worden.”

De omslag maken betekent volgens Tobias: durf het te regelen, samen met je medewerkers. "Benoem teamdagen op kantoor, spreek af wat je thuis doet en regel vergadertijden die de files omzeilen. In Utrecht zien we dat vrijwel alle grote bedrijven thuiswerken aan het verankeren zijn in hun beleid. Zelfs ziekenhuizen kijken naar de mogelijkheden voor bepaalde functies."

Hoe helpt Goedopweg daarbij?

"We helpen bedrijven die hun mobiliteit aan willen pakken met de hoe-vraag. We hebben de kennis en de tools om goed te adviseren over minder reizen, gespreid reizen of met een ander vervoermiddel reizen. We creëren bij elk bedrijf waarmee we werken een werkgroep waarin beslissers van verschillende afdelingen bij elkaar zitten. Dat is belangrijk voor het draagvlak; hybride werken moet niet het project van één persoon zijn."

Voor het MKB is het vaak wat lastiger om een omslag te realiseren. Tobias: “Het is een cultuuromslag. Wij kunnen daar goed bij helpen. We geven een checklist en persoonlijke ondersteuning. Onze mobiliteitsadviseurs kijken welk onderdeel van hybride werken al wel werkt en wat beter kan. Als je thuis gaat werken kun je bijvoorbeeld niet meer standaard je kilometervergoeding handhaven. Vergoeden kan ook flexibeler. Wat hebben mensen al thuis en wat kun je als werkgever doen om dat te verbeteren? Hebben we andere systemen nodig? Bij MKB'ers kijken we naar de afspraken met de medewerkers. We kijken mee naar de agenda, reistijden, afstanden, opties. Vervolgens zoeken we samen naar creatieve oplossingen, op basis van de data van het bedrijf. Het is dus echt maatwerk.”

Zo is er een gratis interactieve mobiliteitsscan waarmee bedrijven kunnen zien hoeveel parkeerplaatsen er nodig zijn, welke mensen op de fiets kunnen of met het ov. Met de inzichten uit de scan kun je een discussie voeren op basis van de feiten en de data. Hoe zorg je er vervolgens voor dat mensen de fiets pakken of het ov nemen? Uit de scan rolt ook de kostenbesparing die veranderingen kunnen opleveren. Dan voer je een heel andere discussie, vanuit de feiten.