Movares richt door corona nieuwe manieren van werken in

“Thuiswerken zat niet bepaald in de genen van dit bedrijf”, vertelt Wieneke Goedvolk. “Mensen waren gewend om hier op kantoor te komen werken. Bij mijn vorige werkgever Sweco was ik gewend om online te vergaderen en thuis te werken, ook omdat het moederbedrijf in Zweden zit en ik in Nederland verspreid over negen vestigingen werkte. Toen ik bij mijn sollicitatiegesprek bij Movares aangaf de vrijdag als vaste thuiswerkdag te willen houden, kreeg ik te horen dat ik een van de weinigen was die dit wilde.”

De lockdown werd een omslagpunt voor Movares, want dat thuiswerken bleek eigenlijk best goed te werken. Toen eenmaal het crisismanagement van de eerste periode voorbij was en alle medewerkers gefaciliteerd waren, begon het ingenieursbureau in kaart te brengen wat er nu eigenlijk allemaal nodig is om thuiswerken goed te organiseren. En hoe het verder moet als straks iedereen weer naar kantoor mag.

Persona’s

Daarom is Movares afgelopen zomer het project Werken@Movares gestart. Twee interne projectleiders zijn in gesprek gegaan met medewerkers en organiseren inspiratiesessies om ideeën te verzamelen over hoe Movares het werk verder vorm kan geven na corona. “Uit die sessies hebben we nu vijf persona’s gehaald”, vertelt Goedvolk. Zoals de ingenieur die thuis een gezin heeft en heel graag een aantal dagen van negen tot vijf op kantoor wil werken. Of de jonge medewerker die vooral naar kantoor komt om te socializen maar vervolgens zonder probleem ook daarna vanaf huis werkt. “Op basis van die persona’s zijn we gaan kijken hoe we het kantoor willen gaan inrichten en wat er nodig is om een goede thuiswerkplek in te richten.”

Het project is echt gericht op de post-coronatijd. Daarvoor wordt het hoofdkantoor van Movares aangepast. Het moet namelijk vooral een ontmoetingsplek gaan worden, legt Goedvolk uit. “Het vormt dan echt ons thuishonk, een plek waar je collega’s en klanten kunt ontmoeten in onze koffiebar en met allerlei digitale middelen presentaties kunt geven. We willen bijvoorbeeld vergaderruimtes met slimme wanden bouwen, waar wat je opschrijft wordt omgezet in Word, en waar veel interactie en samenwerking mogelijk is, zoals trainingen of klant events. Het liefst willen we van de kantoortuin af. Dat is horror voor veel mensen.”

Daarvoor in de plaats wil het bedrijf graag werken met meer flexibel in te delen ruimtes, bijvoorbeeld met belcabines, stilteruimtes en projectruimtes. Ook wil Movares VR- (virtual reality) ruimtes creëren waarin de ingenieurs klanten op een heel realistische manier ontwerpen kunnen laten beleven.

Routekaart

Momenteel werkt Movares hard aan een exitstrategie voor wanneer het kantoor weer opengaat. Dan zullen de medewerkers geleidelijk aan weer terug mogen komen. Met anderhalve meter afstand kunnen er straks maximaal 300 mensen op kantoor werken, een derde van de in totaal 900 werkplekken. De looproutes, liften en andere plekken waar ‘opstoppingen’ kunnen ontstaan, zijn wel knelpunten, stelt Goedvolk. “Veiliger is het om maximaal 200 mensen toe te laten op kantoor in Utrecht.”

Op de nog iets langere termijn, als we de anderhalve meter afstand niet meer in acht hoeven te nemen, zal het helemaal vanuit huis werken wel voorbij zijn voor de Movares-medewerkers. Goedvolk: “Helemaal vanuit huis werken lijkt ons geen goed idee. Dan mis je de verbinding. Maar 100 procent op kantoor werken ook niet. In plaats van vaste werkplekken, komen er straks landingsplekken en stilteplekken. Het wordt straks vooral veel maatwerk. Medewerkers kunnen zelf beslissen hoe laat ze beginnen, of ze thuis of op kantoor werken. En waarvoor. Activity-based werken wordt de leidraad.”

Openbaar vervoer

En dan is er nog de vraag hoe medewerkers naar kantoor komen. Van oudsher stimuleert Movares haar medewerkers om zoveel mogelijk met openbaar vervoer of op de fiets naar kantoor te komen. Het vervoer per auto nam echter toe in de periode tussen de twee lockdowns. Dat kwam volgens Goedvolk vooral door de oproep van de overheid om het OV alleen voor strikt noodzakelijke reizen te gebruiken. En ook omdat sommige medewerkers het OV ineens ‘onveiliger’ vonden vanwege het mogelijke besmettingsrisico. “Daarom denk ik dat we straks echt een beroep moeten doen op de overheid om het gebruik van het OV weer te stimuleren en het gebruik van de auto te ontmoedigen”, stelt de HR-directeur. “Nu is het openbaar vervoer vooral bedoeld voor cruciale beroepen en strikt noodzakelijke reizen. Het moet wel officieel weer als veilig worden vrijgegeven.”

Veilige en duurzame herstart Stationsgebied

Maar, zo stelt de HR-directeur, dit is ook hét moment om verder na te denken, zoals over efficiënter reizen. Movares zit daarom ook actief met andere grotere werkgevers aan tafel bij de gebiedsbenadering rond het Stationsgebied Utrecht van Goedopweg. Samen kijken ze naar een veilige en duurzame herstart van het gebied wanneer de coronamaatregelen zijn opgeheven. Gaan we straks weer massaal de file in, en proppen we ons weer in overvolle spitstreinen?

Beter spreiden

Een van de dingen die we kunnen doen, volgens Goedvolk, is de klassieke dinsdag- en donderdagdrukte beter spreiden. “We willen minder werkplekken hebben op kantoor, maar dat kan alleen als we meer gaan spreiden. Niet iedereen moet dus op dinsdag en donderdag naar kantoor komen. Ik geloof niet in verbieden, maar meer in duidelijkheid bieden over de kaders en binnen die kaders medewerkers inspireren en verleiden tot ander gedrag. We moeten bijvoorbeeld leidinggevenden ertoe bewegen het werkoverleg op andere dagen te plannen dan op de dinsdag en donderdag. Ook kunnen we stimuleren dat collega’s onderling met elkaar afspreken om op een minder drukke dag op kantoor te gaan werken. We hebben daarnaast een app aangeschaft, waarmee medewerkers zich straks kunnen aanmelden om op kantoor te komen werken. Die app kan dan ook aangeven dat het vol is. Maar mensen zijn kuddedieren. Ze houden nog steeds vast aan het paradigma van een werkdag die van 9 tot 5 duurt. Dat moeten we allereerst zien te doorbreken.”

Gaan we het echt allemaal anders doen na corona? Goedvolk: “We moeten wel gezien het klimaat, maar ook vanwege de drukte. Een duurzame doorstart is echt nodig. Ik zou graag andere Utrechtse werkgevers willen meegeven dat het vooral maatwerk is. Kijk wat je als organisatie en medewerkers nodig hebt. Hou ook het grotere plaatje voor ogen. Wat wil je als bedrijf met duurzaamheid? Doe wat echt bij je past.”