Vier stappen om hybride werken te verankeren in jouw organisatie

Stap 1: bepaal hoe hybride werken er in jouw organisatie uitziet

Hybride werken klinkt heel eenvoudig. Je werkt deels thuis en deels op kantoor. Toch zul je als organisatie een aantal vragen moeten beantwoorden om hybride werken in goede banen te leiden. De volgende 3 zijn daarbij in ieder geval belangrijk:

Waarom?

Het is belangrijk om te bepalen wat je wil bereiken met hybride werken. Is het bijvoorbeeld vooral bedoeld om aantrekkelijk te zijn als werkgever? Wil je minder CO2 uitstoten? Of moet je klant er vooral beter van worden? Hoe duidelijker je doelen met hybride, hoe groter de kans dat hybride slaagt.

Wat?

Hier bepaal je welke keuzeruimte je als organisatie biedt qua plaats én tijd van werken. Kunnen medewerkers in principe 24/7 overal ter wereld werken of vind je het belangrijk om grenzen te stellen wat betreft werktijden en -locaties. Tip: zorg dat je in ieder geval ruimte maakt waarbinnen medewerkers zelf kunnen kiezen. Autonomie is een belangrijk kernelement van hybride werken. Dat betekent overigens niet dat je als organisatie geen grenzen mag stellen.

Welke spelregels?

Het helpt als je als organisatie een beperkte set spelregels of uitgangspunten hebt voor je hybride werken. Zo geef je je medewerkers en leidinggevenden handvatten om samen hybride werken vorm te geven. Een compleet handboek met allerlei ge- en verboden is niet nodig en werkt zelfs averechts, maar een A4’tje met daarop de belangrijkste spelregels zorgt voor richting en duidelijkheid.

Eerst weten of hybride werken of thuiswerken een optie is voor jouw organisatie? Doe de thuiswerkcheck.

Stap 2: regel de randvoorwaarden voor hybride werken in

Om duurzaam en gezond hybride te werken is het belangrijk om randvoorwaarden op het gebied van HR en arbo, ICT en facilitair te realiseren. Wellicht zijn in je bedrijf de meeste zaken prima op orde, maar het is aan te raden om de stand van zaken regelmatig te checken. Daarvoor kun je bijvoorbeeld een checklist van onze thuiswerkexpert gebruiken.

HR en arbo

Vanuit HR kunnen onderandere de volgende aspecten spelen: aanpassingen van contracten, reiskosten- en thuiswerkvergoedingen, inrichting van de thuiswerkplek, vernieuwing van je trainingsaanbod en inventarisatie en evaluatie van arbo-risico’s (een RI&E). Het inregelen van HR-randvoorwaarden is een must als goed werkgever en zorgt ervoor dat medewerkers in een nieuwe setting goed en gezond kunnen werken – zowel fysiek als sociaal.

ICT

De meeste organisaties bieden voldoende middelen om ook buiten kantoor effectief te werken. Op ICT gebied gaan de ontwikkelingen echter snel en het is dus belangrijk om regelmatig te blijven evalueren of randvoorwaarden rond hardware, software, mobiele communicatie en beveiliging(!) op orde zijn.

Facilitair

Zeg hybride werken en veel mensen denken al snel aan thuiswerken en de veranderende rol van kantoor. Hoeveel ruimte hebben we nodig en hoe moet ons kantoor er uitzien, zijn twee belangrijke vragen voor facilitair managers. Een passend kantoor kan zeker helpen om effectief hybride te werken. Het is echter zelden nodig om je hele omgeving op de schop te nemen. Met kleine aanpassingen kom je al een heel eind.

Handig en direct te gebruiken; Beleidsteksten Hybride Werken

Om direct een praktische oplossing te bieden hebben we een document opgesteld met daarin een beleidstekst voor 'Hybride Werken'. De tekst kan, na aanpassing en juridische check worden ingezet als aanvulling op de arbeidsvoorwaarden of in een mobiliteitsplan.

Stap 3: praat over hybride werken

Een open deur? Dat lijkt misschien zo, maar hoe vaak praten teams in jouw organisatie over hybride werken? En dan niet even tussen neus en lippen door bij de koffieautomaat, maar in gestructureerd overleg op teamniveau. Hybride werken is een andere manier van (samen)werken en om dat goed in te slijten is tijd en aandacht nodig. Een goede start is het maken van teamafspraken. Daarbij gaat het niet alleen om praktische afspraken als aanwezigheid, bereikbaarheid en teamoverleg, maar ook om samen nadenken hoe je een team blijft als je elkaar minder vaak ziet.

Stap 4: ondersteun leidinggevenden

Voor medewerkers verandert er al het nodige bij hybride werken, maar leidinggevenden hebben het extra voor hun kiezen. Niet alleen moeten ze zelf hun weg vinden als hybride werker, maar ook de manier van leidinggeven verandert. Je ziet mensen minder face-to-face dus je moet op zoek naar andere manieren om met elkaar in contact te blijven. Bovendien is een balans tussen sturen en ondersteunen belangrijk. Aandacht voor en begeleiding van leidinggevenden is een van de meest effectieve acties die je als organisatie kunt nemen om hybride te verankeren.

Aan de slag

Wil je alle voordelen van hybride benutten dan zijn bovenstaande stappen een goed startpunt. Waarschijnlijk heb je als organisatie al stappen gezet, maar zijn er ook nog aandachtspunten. Daarmee helpen we je graag met een kosteloos steuntje in de rug op maat. Met onze online training Hybride Werken ben je klaar om te floreren in de wereld van hybride werkmodellen. De training bestaat uit 3 modules met video’s, gerichte opdrachten en werkboeken. De gemiddelde duur van deze training is 6 weken, maar je kan de training volgen op je eigen tempo.

Eerste Hulp bij Mobiliteit

Wil jij de mobiliteit binnen jouw organisatie aanpakken? Dan zijn er zes belangrijke thema's op weg naar duurzaamheid en succes. Wij hebben voor jou de belangrijkste informatie per thema op een rijtje gezet. Als je je aanmeldt voor Eerste Hulp bij Mobiliteit, ontvang je precies de informatie waar jij geïnteresseerd in bent.